利用明細の照合はどうやる？30分が3分になる突合フロー
2026-08-17 · 照合のコツ · ブログ
経費精算でいちばん時間がかかるのは、領収書を撮ることではなく、たいてい明細との照合です。月末にクレジットカードの利用明細を手に、1件ずつ手元の領収書と突き合わせる。この720円はどの店だったか、この3,800円に領収書はあったか。目がチカチカしてくるうえに、どうしても見つからない取引が何件か出てくる。ひと月に数十件あれば、丁寧にやると30分では終わりません。
とはいえ照合は本来とても機械的な作業で、手順さえ整えれば30分を3分まで縮められます。以下は実際に運用できるやり方です。
1. 照合とは3種類の差異を探すこと
いきなり頭から1件ずつ読んではいけません。照合の目的ははっきりしていて、探すのは次の3つだけです。第一に、明細にあって領収書がないもの——カードは切ったのに領収書を失くした、または撮っていないケースで、漏らすと精算できないので最重要。第二に、領収書はあるのに明細にないもの——多くは現金払い、同僚の立替、あるいはまだ請求が上がっていないもの。第三に、両方あるのに金額が合わないもの——たいていチップやサービス料、あるいは後日の一部返金が原因です。
この3類型を意識すれば「最初から最後まで通読する」必要はなくなり、差異だけを狙い撃ちできるので、時間は一気に短くなります。
2. まず日付の基準をそろえる
慣れないうちにいちばんつまずくのが、日付が合わないことです。領収書に印字されているのは利用日（transaction date）ですが、明細に載るのは計上日（posting date）であることが多い。1〜3日ズレるのはごく普通で、週末や祝日をはさむと5日ほど開くこともあります。
ですから照合では日付をぴったり一致させようとせず、数日の幅を許容します。実務上は「金額が同じ＋日付の差が5日以内」で突き合わせれば的中率はかなり高い。同じ月に全く同じ金額の取引が2件あるときだけ、店舗名で区別すれば十分です。
3. 外貨の取引は別扱いにする
出張や海外サービスのオンライン購入では、領収書は外貨表示、明細は円で計上されます。しかも銀行のレートはその日に自分で調べた値とは一致しませんし、海外事務手数料が上乗せされていることもある。2つの数字が完全に一致することを求めれば、まず合いません。
対処法は、外貨の取引だけ許容誤差を広げること。たとえば3〜5％のズレまで許し、日付と店舗名で確認します。突合できたら、精算金額は明細側の円建て金額を使ってください。会社が実際に払い戻すのはその金額だからです。
4. 分割払い・デポジット・返金の扱い
そもそも一致しない性質の取引がいくつかあり、先に知っておけば探す時間を無駄にせずに済みます。分割払いは明細上で数か月に分かれて出るので、毎回の金額が領収書と全く違う。ホテルやレンタカーの与信枠確保（ホールド）は、先に仮の金額が立ってから実際の金額に修正されることがある。返品・返金はマイナスの取引として、元の取引とは別の行に出てきます。
この種のものは備考に一言残しておくとよいでしょう。たとえば「3回払いの1回目」と書いておけば、翌月に見返したとき一目で分かり、一から調べ直さずに済みます。
5. 合わない取引は、その場で対応を決める
照合の価値は突き合わせること自体ではなく、問題を見つけたらすぐ手を打つことにあります。明細にあって領収書がないものは、まっさきに店舗へ再発行を頼む。飲食店や小売なら日付と金額で再印字してもらえることが多く、オンライン注文ならメールの確認メールを検索します。放置するほど再発行の成功率は下がります。
どうしても入手できない場合は、簡単な説明書きを用意します。日付、店舗、金額、用途、そして領収書がない理由。たいていの会社は受け付けてくれますが、毎回これに頼るのは禁物です。月に1〜2件なら妥当ですが、束で出てくると必ず疑われます。
6. 突合はツールに任せる
ここまでの流れでいちばん退屈なのは「1件ずつ比較する」部分です。この工程はまるごとツールに任せられます。利用明細（PDFでもCSVでも可）をアップロードすると、システムが中の取引を1件ずつ読み取り、すでに登録済みの領収書と金額・日付で自動的に突き合わせ、どの取引に領収書がないか、どの領収書が明細と合わないかをそのまま一覧で出してくれます。
ThatReceiptの「利用明細の照合」がまさにこれです。アップロードするとすぐレポートが出て、合わなかった取引はワンタップで記録に追加し、領収書待ちとして残せます。明細そのものはサーバーに残らず、処理が終われば消える——領収書の撮影と同じ扱いです。
7. 月1回の習慣にする
理想は明細が出たらすぐ照合すること。精算期限の前日まで引っ張らないでください。理由は単純で、再発行には時間がかかり、店舗側の記録もそう長くは残らないからです。月に1回、毎回3〜5分。年に1回まとめてやるより合計時間はむしろ短く、精算漏れも大幅に減ります。
まとめると、日付はイコールではなく幅で見る、外貨は許容誤差を広げる、分割払いと返金は個別に印をつける、合わなければすぐ再発行を依頼する、そして月1回のペースを固定する。手順さえ決めてしまえば、照合は面倒事ではなく、月末3分の定例チェックに変わります。
他の言語：繁體中文 · 简体中文 · English · Español · Deutsch · 日本語 · 한국어 · Français · Português · العربية · ไทย