領収書をなくしたらどうする？再発行から証明書作成まで、六つの対処法
2026-08-17 · 経費精算のヒント · ブログ
「領収書をなくした」は、経費精算で最もよくあるトラブルでしょう。ズボンのポケットに入れたまま洗濯してしまった、車のトランクに置きっぱなしで色が飛んでしまった、そもそも店員から受け取ったかどうかも覚えていない。少額ならあきらめもつきますが、ホテル一泊分や航空券となると、さすがに痛手です。
幸いなのは、領収書をなくしたからといって必ず精算できなくなるわけではないということ。以下の六つの方法は簡単な順に並べてあります。たいてい二つ目か三つ目までで片がつきます。
一、まずメールを検索する
今はほとんどの支出に電子的な確認通知が残っています。オンラインでのチケット予約、デリバリー、ホテル予約、サブスクリプション、さらには一部のチェーン店も領収書をメールで送ってくれます。受信トレイで金額や店舗名を検索すれば、すぐ見つかることが少なくありません。迷惑メールフォルダと「プロモーション」タブも忘れずに。店舗からの自動送信メールはそこに振り分けられがちです。
見つかったら、受信トレイに置いたままにしないこと。転送するか PDF で保存して、その場で記帳しておきましょう。そうしないと、次回また探し直すはめになります。
二、店舗に戻って再発行を頼む
飲食店、小売店、ガソリンスタンドのレジシステムは、たいてい一定期間の取引記録を保存しています。日付、おおよその時刻、金額を伝えれば、再発行してくれる店は多いです。システムが集中管理されているチェーン店は成功率が高く、個人商店は運次第です。
コツは、とにかく早く動くこと。レジシステムによっては数日から一か月しか記録が残らず、過ぎてしまえば本当に取り戻せません。なくしたと気づいたその時点で処理すること。月末まで待ってはいけません。
三、クレジットカードや交通系ICの記録を証拠にする
カード払いなら、クレジットカードの利用明細やネットバンキングの取引履歴に日付、店舗名、金額が残っており、それだけでもかなり有力な証拠になります。交通系ICカードも、券売機やアプリで直近の利用履歴を確認できます。
注意したいのは、この種の記録は「その金額を支払った」ことしか証明せず、何を買ったかまでは分からない点です。そのため通常は「取引先と昼食、二名」といった用途の説明を一言添えて提出します。
四、同行した同僚に証人になってもらう
その食事やその移動に同僚が一緒だったなら、あなたの説明書に一言確認をもらうのが一番簡単です。第三者の確認があると承認はぐっと通りやすくなります。とくに接待や交通費のように、実物の証拠が残りにくい支出では効果的です。
五、紛失の説明書を書く
以上をすべて試してもだめなら、説明書を書きます。通用する紛失の説明書には、支出日、店舗名、金額、用途と同席者、支払方法、そして領収書がない理由を一言、これだけ入っていれば十分です。具体的に、正直に書けばよく、長さは要りません。
やってはいけないのは、金額を推測で書くことと、別の領収書で代用すること。明細と金額が合わなければ一目で分かりますし、一度ばれれば、以降すべての領収書が特別に厳しく見られるようになります。
六、少額なら手間とのバランスで判断する
二十ドルの交通費のために三十分かけて再発行してもらうのは、割に合わないかもしれません。会社によっては少額支出にもともと簡便な扱いがあります（交通費は領収書の代わりに移動記録でよい、など）。まず社内規定を確認して、すべての領収書を一大事として処理しないことです。
二度となくさないために
どんな対処法も、最初からなくさないことには及びません。本当に効くのは習慣ひとつだけ、領収書を受け取ったその瞬間に撮ることです。「今夜、家に帰ってから」ではなく、その場で。会計を済ませて席を立つ前に。三秒で済む作業です。あとは紙がどうなろうと、すでにデジタル版が手元にあります。
電子領収書ならもっと簡単です。決まった受信用アドレスに店舗から送ってもらえば自動で記帳され、撮る手間すら要りません。ThatReceipt では各アカウントに専用の転送アドレスがあり、確認メールを転送するだけで日付、店舗、金額が自動で抽出されます。
まとめると、なくしたらまずメールから探し、次に再発行を頼み、それでもだめならカードの記録に説明を添える。そして長い目で見れば、撮ったその場で記帳することだけが、この問題を根本から解決する唯一の方法です。
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