Welche Spalten braucht eine Spesenabrechnung? Eine Vorlage, die nicht zurückkommt

2026-08-17 · Tools und Vorlagen · Blog

Rückläufer bei Spesenabrechnungen liegen selten an Unehrlichkeit, meistens ist das Formular einfach unklar ausgefüllt: Datum und Beleg passen nicht zusammen, der Zweck fehlt, Betrag und Anhang lassen sich nicht zuordnen. Eine Korrekturschleife kostet drei Tage, nach zwei, drei Runden ist die Einreichungsfrist vorbei.

Dabei ist eine gute Spesenabrechnung ganz einfach aufgebaut, zehn Spalten reichen völlig. Im Folgenden gehe ich sie einzeln durch: wozu sie dienen und worauf du beim Ausfüllen achten solltest.

Zehn Pflichtspalten

Erstens, Belegdatum: das Datum, das auf dem Beleg gedruckt ist, nicht der Tag deiner Einreichung. Es ist die erste Grundlage für die Prüfung.

Zweitens, Händlername: der offizielle Name vom Beleg, nicht bloß „Restaurant“ oder „Taxi“. Bei Ketten die Filiale dazuschreiben, das erleichtert spätere Rückfragen.

Drittens, Kategorie: Bewirtung, Fahrtkosten, Büromaterial, Kommunikation, Reisekosten und so weiter. Nimm die Kategorien deiner Firma und erfinde keine neuen, denn die Buchhaltung verbucht nach genau diesem Schema.

Viertens, Betrag: der tatsächlich gezahlte Gesamtbetrag inklusive Servicegebühr und Steuer. Bei Teilerstattungen trägst du den Nettobetrag ein und erklärst es in den Bemerkungen.

Fünftens, Währung: auch bei Ausgaben im Inland eintragen, denn in einer Abrechnung können mehrere Währungen zusammenkommen.

Sechstens, Fremdwährungsbetrag und Kurs: Bei Ausgaben in Fremdwährung hältst du den Originalbetrag und deinen Umrechnungsweg fest. Bei Kartenzahlung nimmst du am besten direkt den gebuchten Betrag aus der Abrechnung, der ist unstrittig.

Siebtens, Zweck: Ein Satz genügt, aber er muss da sein. „Mittagessen mit Kunde X zur Besprechung des Angebots“ ist hundertmal nützlicher als „Mittagessen“. Bei Bewirtung gehören Personenzahl und Firma der Gäste dazu.

Achtens, Zahlungsart: Firmenkarte, private Karte oder bar. Davon hängt ab, ob dir das Geld erstattet wird oder ob die Firma schon direkt gezahlt hat. Sehr viel Verwirrung beginnt genau in dieser Spalte.

Neuntens, Belegnummer: Jeder Beleg bekommt eine Nummer, die in der Tabelle steht und im Dateinamen des Anhangs auftaucht. So muss niemand raten, welcher Beleg zu welcher Zeile gehört.

Zehntens, bereits erstattet: Diese Spalte ist für dich selbst. Nach der Einreichung siehst du auf einen Blick, welche Posten mit dem Gehalt schon ausgezahlt wurden und welche noch offen sind.

Drei Spalten, die zusätzlich punkten

Projekt- oder Kundennummer: Wenn deine Firma Kosten pro Projekt rechnet, wird die Buchhaltung dir dafür danken, und du selbst findest später schneller wieder, was du suchst.

Begleitpersonen: Bei Bewirtung und Reisen hältst du fest, wer dabei war. Bei Rückfragen hast du sofort Zeugen.

Bemerkungen: der Platz für Ausnahmen, also Ratenzahlung, Rückerstattung, Erklärung zu einem verlorenen Beleg, Auslage für Kolleginnen und Kollegen. Mit dieser Spalte bleibt die Haupttabelle frei von Erklärungstexten.

Ein paar Details zum Aufbau

Erstens: Datum im Format YYYY-MM-DD. So sortiert es immer richtig, und niemand verwechselt Monat und Tag. Zweitens: Beträge rechtsbündig, einheitlich zwei Nachkommastellen, ganz unten eine Summenzeile. Drittens: keine verbundenen Zellen, damit gehen Sortieren und Filtern kaputt, und die Buchhaltung kann die Datei kaum weiterverarbeiten.

Viertens: Anhänge nach dem Muster „Datum-Händler-Betrag“ benennen, zum Beispiel 2026-08-17-Tai-Hing-138.00. Am Dateinamen erkennst du sofort, welcher Beleg es ist, und musst nicht jeden einzeln öffnen.

Die drei häufigsten Gründe für Rückläufer

Erstens: Anhänge und Tabelle passen nicht zusammen. Zehn Zeilen, aber nur acht Belege. Vor dem Einreichen einmal durchzählen, das ist eine Sache von fünf Sekunden.

Zweitens: Der Zweck ist zu vage. Bei „Fahrtkosten“ oder „Kunde“ fragt die Prüfung garantiert nach. Denk beim Schreiben kurz nach: Wenn mich in drei Monaten jemand fragt, wofür dieses Geld war, beantwortet diese Zeile das?

Drittens: Betrag und Beleg weichen um ein paar Euro voneinander ab. Meistens fehlt die Servicegebühr, oder es hat sich ein Tippfehler eingeschlichen. Wer den Betrag direkt mit einem Tool aus dem Beleg zieht, hat dieses Problem gar nicht.

So sparst du dir das Basteln der Tabelle

Die ganze Tabelle von oben lässt sich im Grunde vollständig aus den Belegen selbst füllen. Ein Foto, und Datum, Händler, Betrag, Währung und Kategorie stehen schon drin; du ergänzt einen Satz zum Zweck, fertig ist die Zeile. Am Monatsende einmal auf Export drücken, Excel, CSV oder PDF ganz nach Wunsch, und die Anhänge kommen gleich als Paket mit.

Genau das macht ThatReceipt. Die exportierten Spalten entsprechen der Struktur von oben und lassen sich direkt einreichen. Statt jeden Monat von Hand eine Tabelle zu bauen, nutzt du die Zeit lieber für die eigentliche Arbeit.

Spesenabrechnung mit einem Klick exportieren

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