経費精算書に必要な項目は？差し戻されない精算書テンプレート

2026-08-17 · ツールとテンプレート · ブログ

経費精算書が差し戻されるのは、本人が不正直だからではありません。多くはただ書き方が不明瞭なだけです。日付が領収書と合わない、用途が書かれていない、金額と添付が対応していない。一往復で三日、二、三回やり取りすれば申請期限を過ぎてしまいます。

実のところ、よい精算書の構成は非常にシンプルで、10項目あれば十分です。以下、それぞれなぜ必要なのか、記入時に何に気をつけるべきかを順に説明します。

必須の10項目

一、利用日：領収書に印字された日付であって、申請書を出した日ではありません。これが承認者が突き合わせる際の最初の手がかりになります。

二、店舗名：領収書に記載された正式名称を書きます。「レストラン」「タクシー」だけで済ませないこと。支店がある場合は支店名も添えておくと、後で確認するときに楽です。

三、勘定科目：飲食、交通、事務用品、通信、出張など。会社で決まっている分類を使い、勝手に新しい名前を作らないこと。経理は科目ごとに仕訳するからです。

四、金額：サービス料や税込みの実際の支払総額です。一部返金があった場合は差引後の金額を書き、備考で経緯を説明します。

五、通貨：国内での支払いでも書いておくべきです。一枚の表に複数の通貨が混ざることがあるからです。

六、外貨の原価額と為替レート：外貨での支払いなら、現地通貨の金額と換算方法を書きます。カード払いなら明細書の実際の計上額をそのまま使うのが、いちばん揉めません。

七、用途：一文で十分ですが、必ず書くこと。「取引先Xとの昼食、見積もりについて協議」は「昼食」より百倍役に立ちます。接待の場合は人数と相手先の社名も添えます。

八、支払方法：法人カードか、個人カードか、現金か。これで、そのお金があなたに返金されるのか、すでに会社が直接支払ったのかが決まります。混乱の多くはこの欄から始まります。

九、添付番号：領収書一枚につき番号を一つ振り、表に記入し、添付ファイル名も同じ番号にします。承認者がどの領収書がどの行なのか推測せずに済みます。

十、入金済みかどうか：この欄は自分のためのものです。提出後、どれが給与と一緒に精算されて、どれがまだ未払いなのか、一目で分かります。

プロジェクトまたは顧客コード：会社がプロジェクト単位で原価計算をしているなら、この欄があると経理にとても感謝されますし、自分が後から探すときも楽です。

同行者：接待や出張では同行した人を書いておくと、後で疑問が出たときにすぐ証人がいます。

備考：例外的な事情を書く専用の欄です。分割払い、返金、領収書紛失の説明、同僚の立替など。この欄があれば、本表が説明文だらけで散らからずに済みます。

第一に、日付は YYYY-MM-DD で。この形式なら並べ替えが狂わず、月と日を取り違える人も出ません。第二に、金額は右揃え、小数点以下は二桁で統一し、最下行に合計を入れます。第三に、セルの結合はしないこと。結合すると並べ替えも絞り込みも壊れ、経理側に渡っても処理しづらくなります。

第四に、添付ファイル名は「日付-店舗-金額」で。たとえば 2026-08-17-太興-138.00。ファイル名を見ただけでどの領収書か分かり、いちいち開かずに済みます。

一つ目は添付と表が合わないこと。表には10行あるのに添付は8枚しかない。提出前に一度数えるだけ、五秒で済む話です。

二つ目は用途が曖昧すぎること。「交通費」「取引先」といった書き方は必ず追加質問を招きます。書くときに一度考えてみてください。三か月後に誰かにこの支出は何だったのかと聞かれて、この一行で答えられるか。

三つ目は金額が領収書と数ドルずれていること。多くはサービス料の計上漏れか、手入力で一桁打ち間違えたかです。ツールで領収書から直接金額を取り込めば、この問題は起きません。

上に挙げた項目は、実はすべて領収書そのものから取り出せます。一枚撮れば、日付・店舗・金額・通貨・勘定科目が自動で入り、用途を一文足せば一行完成です。月末にワンタップで書き出せば、Excel、CSV、PDF のどれでも選べ、添付も一括でまとめられます。

ThatReceipt はまさにそれをやっています。書き出される項目は上で説明した構成と同じなので、そのまま提出して使えます。毎月手作業で表を組み直すより、その時間は本来の仕事に回しましょう。