경비 정산서에 꼭 있어야 할 항목은? 반려되지 않는 정산서 템플릿
2026-08-17 · 도구와 템플릿 · 블로그
경비 정산서가 반려되는 건 대부분 부정직해서가 아니라, 그냥 표가 불분명하게 작성됐기 때문입니다. 날짜가 영수증과 안 맞거나, 사용 목적이 비어 있거나, 금액과 첨부파일이 서로 대응이 안 되거나. 한 번 주고받으면 사흘, 두세 번이면 정산 마감일을 넘겨버립니다.
사실 좋은 정산서 구조는 아주 단순합니다. 항목 열 개면 충분해요. 아래에서 각각 왜 필요한지, 작성할 때 뭘 주의해야 하는지 하나씩 짚어보겠습니다.
필수 항목 열 가지
1. 사용 날짜: 영수증에 찍힌 날짜지, 정산서를 제출한 날이 아닙니다. 승인자가 대조할 때 가장 먼저 보는 기준이에요.
2. 상호명: 영수증에 인쇄된 정식 이름을 씁니다. 그냥 '식당'이나 '택시'라고 쓰면 안 돼요. 지점이 여러 곳이면 지점명까지 적어두면 나중에 찾기 편합니다.
3. 분류: 식비, 교통비, 사무용품, 통신비, 출장비 등. 회사에 정해진 분류를 그대로 쓰고 새 이름을 만들지 마세요. 경리팀은 분류별로 장부에 올려야 하니까요.
4. 금액: 봉사료와 세금까지 포함한 실제 결제 총액. 일부 환불이 있었다면 순액을 적고, 비고란에 따로 설명하면 됩니다.
5. 통화: 국내 결제라도 적어두는 게 좋습니다. 한 장의 표에 여러 통화가 섞일 수 있으니까요.
6. 외화 원금액과 환율: 외화 결제라면 원래 통화 기준 금액과 환산 방식을 적어둡니다. 카드 결제라면 명세서에 실제로 청구된 금액을 그대로 쓰는 게 가장 분쟁이 없습니다.
7. 사용 목적: 한 줄이면 충분하지만 반드시 있어야 합니다. '고객사 X와 견적 논의 오찬'은 그냥 '점심'보다 백 배 유용해요. 접대성 지출이라면 참석 인원과 상대 회사까지 적습니다.
8. 결제 수단: 법인카드인지, 개인카드인지, 현금인지. 이 돈이 나에게 환급될 돈인지 이미 회사가 지불한 돈인지가 여기서 갈립니다. 혼선은 대부분 이 칸에서 시작돼요.
9. 첨부 번호: 영수증마다 번호를 하나씩 붙이고, 표에도 적고, 첨부파일 이름에도 같은 번호를 씁니다. 승인자가 어느 영수증이 어느 줄인지 추측할 필요가 없어져요.
10. 입금 여부: 이 칸은 나 자신을 위한 겁니다. 제출한 건 중에 어떤 게 급여와 함께 정산됐고 어떤 게 아직 남았는지 한눈에 보입니다.
가점이 되는 항목 세 가지
프로젝트 또는 고객사 코드: 회사가 프로젝트별로 원가를 계산한다면, 이 칸이 있는 것만으로 경리팀이 고마워합니다. 나중에 내가 다시 찾을 때도 훨씬 쉽고요.
동행자: 접대와 출장은 함께한 사람을 적어두면, 나중에 문제 제기가 있어도 바로 증인이 생깁니다.
비고: 예외 상황 전용 칸입니다. 할부, 환불, 영수증 분실 사유, 동료 대신 선지급 등등. 이 칸이 있으면 본표가 설명 문구로 지저분해지지 않습니다.
표 정리에서 챙길 몇 가지
첫째, 날짜는 YYYY-MM-DD로. 이 형식은 정렬이 어긋나지 않고, 월과 일을 헷갈릴 사람도 없습니다. 둘째, 금액은 오른쪽 정렬에 소수점 두 자리로 통일하고 맨 아래 합계 줄을 넣습니다. 셋째, 셀 병합은 하지 마세요. 병합하면 정렬과 필터가 깨지고, 경리팀에서도 다시 처리하기 어려워집니다.
넷째, 첨부파일 이름은 '날짜-상호-금액' 형식으로. 예를 들어 2026-08-17-太興-138.00처럼요. 파일명만 봐도 어느 영수증인지 알 수 있어서 하나씩 열어볼 필요가 없습니다.
가장 흔한 반려 사유 세 가지
첫째, 첨부와 표가 안 맞는 경우. 표에는 열 줄인데 첨부는 여덟 장. 제출 전에 한 번 세어보세요. 5초면 됩니다.
둘째, 사용 목적이 너무 뭉뚱그려진 경우. '교통비', '고객 응대' 같은 표현은 승인자가 반드시 되묻습니다. 쓸 때 이렇게 생각해보세요. 석 달 뒤에 누가 이 돈 어디에 썼냐고 물으면, 이 한 줄로 답이 되나?
셋째, 금액이 영수증과 몇 백 원 차이 나는 경우. 대부분 봉사료를 빼먹었거나 손으로 입력하다 한 자리 틀린 겁니다. 도구로 영수증에서 금액을 바로 뽑아내면 이런 문제 자체가 없어져요.
표를 직접 만들지 않는 방법
위의 표는 사실 전부 영수증 자체에서 뽑아낼 수 있는 정보입니다. 한 장 찍으면 날짜, 상호, 금액, 통화, 분류가 자동으로 채워지고, 목적 한 줄만 보태면 한 행이 완성됩니다. 월말에 한 번 누르면 Excel, CSV, PDF 중 원하는 형식으로 나오고 첨부파일도 한꺼번에 묶을 수 있어요.
ThatReceipt가 하는 일이 바로 이겁니다. 내보내기 항목이 위에서 설명한 구성과 똑같아서 그대로 제출하면 됩니다. 매달 손으로 표를 만드느니, 그 시간은 제대로 된 일에 쓰는 게 낫죠.
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