¿Qué columnas debe tener un informe de gastos? Una plantilla que no te devolverán

2026-08-17 · Herramientas y plantillas · Blog

Cuando te devuelven un informe de gastos, rara vez es por falta de honestidad: casi siempre es porque está mal rellenado. La fecha no cuadra con el recibo, no se explica el motivo, el importe no coincide con el adjunto. Cada corrección son tres días de ida y vuelta, y con dos o tres se te pasa el plazo para reclamar.

En realidad, la estructura de un buen informe de gastos es muy sencilla: con diez columnas ya tienes suficiente. Vamos una por una: por qué hace falta cada una y qué tener en cuenta al rellenarla.

Las diez columnas imprescindibles

Uno, fecha del gasto: la que aparece impresa en el recibo, no el día que entregas el informe. Es la primera referencia que usa quien aprueba para cuadrar las cuentas.

Dos, nombre del comercio: pon el nombre oficial que figura en el recibo, no solo «restaurante» o «taxi». Si hay varias sucursales, añade cuál, así es más fácil comprobarlo después.

Tres, categoría: comidas, transporte, material de oficina, comunicaciones, viajes, etc. Usa las que ya tiene definidas la empresa, no inventes nombres nuevos: contabilidad imputa los gastos por categoría.

Cuatro, importe: el total realmente pagado, incluidos el servicio y los impuestos. Si hubo una devolución parcial, pon el neto y explícalo en las observaciones.

Cinco, moneda: anótala incluso en gastos locales, porque un mismo informe puede mezclar varias divisas.

Seis, importe original en divisa y tipo de cambio: si el gasto fue en moneda extranjera, apunta el importe original y el método de conversión que usaste. Si pagaste con tarjeta, lo mejor es usar el importe real cargado en el extracto: así no hay discusión.

Siete, motivo: una frase basta, pero tiene que estar. «Comida con el cliente X para hablar del presupuesto» vale cien veces más que «comida». En atenciones, añade el número de asistentes y la empresa de la otra parte.

Ocho, forma de pago: tarjeta de empresa, tarjeta personal o efectivo. Esto define si el dinero se te reembolsa o si ya lo pagó directamente la empresa; muchísimos líos empiezan justo en esta columna.

Nueve, número de adjunto: un número por recibo, anotado en el informe, y el mismo número en el nombre del archivo. Así quien aprueba no tiene que adivinar qué recibo corresponde a qué línea.

Diez, cobrado o no: esta columna es para ti. Una vez entregado el informe, ves de un vistazo qué importes ya te llegaron con la nómina y cuáles siguen pendientes.

Tres columnas que suman puntos

Proyecto o código de cliente: si la empresa imputa costes por proyecto, contabilidad te lo agradecerá, y a ti también te será más fácil localizar el gasto después.

Acompañantes: en atenciones y viajes, anota con quién ibas; si más adelante hay dudas, tienes testigos al instante.

Observaciones: reserva esta columna para las excepciones —pagos a plazos, devoluciones, explicación de un recibo perdido, anticipos por un compañero, etc. Con ella, la tabla principal no se llena de párrafos de explicaciones.

Algunos detalles de formato

Primero, usa el formato de fecha AAAA-MM-DD: ordena sin errores y nadie confunde el mes con el día. Segundo, alinea los importes a la derecha, con dos decimales siempre, y añade una fila de total al final. Tercero, no combines celdas: en cuanto lo haces, ordenar y filtrar deja de funcionar, y en contabilidad tampoco podrán tratarlo.

Cuarto, nombra los adjuntos como «fecha-comercio-importe», por ejemplo 2026-08-17-Restaurante-138.00. Con solo ver el nombre ya sabes cuál es, sin abrirlos uno a uno.

Los tres motivos de rechazo más habituales

Uno: los adjuntos no cuadran con el informe. Hay diez líneas en la tabla y solo ocho recibos adjuntos. Cuéntalos antes de enviar: son cinco segundos.

Dos: el motivo está escrito de forma demasiado genérica. Con «transporte» o «cliente», quien aprueba va a preguntar seguro. Al escribirlo, piensa: si dentro de tres meses alguien me pregunta en qué se gastó este dinero, ¿esta línea lo responde?

Tres: el importe se desvía unas monedas del recibo. Casi siempre es por olvidar el cargo por servicio o por teclear mal una cifra. Si extraes el importe directamente del recibo con una herramienta, este problema desaparece.

La forma de no montar la tabla a mano

Toda la tabla anterior se puede extraer, en realidad, del propio recibo. Haces una foto y la fecha, el comercio, el importe, la moneda y la categoría se rellenan solos; tú añades una frase de motivo y la línea está lista. A fin de mes exportas con un clic: Excel, CSV o PDF, lo que prefieras, y los adjuntos también se empaquetan de una vez.

Eso es justo lo que hace ThatReceipt. Las columnas que exporta coinciden con las que hemos visto aquí, así que puedes entregarlo tal cual. En vez de montar la misma tabla a mano cada mes, guarda ese tiempo para el trabajo que importa.

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