报销单要有哪些栏目？一份不会被退回的报销单模板

2026-08-17 · 工具与模板 · 博客

报销单被退回，很少是因为人不诚实，多数只是单子填得不清楚：日期和票据对不上、没写用途、金额和附件对不上号。改一次来回三天，两三次就过了报销期限。

其实一份好的报销单结构很简单，十个栏目就够用了。下面逐个说说为什么需要，以及填的时候要注意什么。

十个必备栏目

一、消费日期：票据上印的那个日期，不是你交单那天。这是审批核对的第一个依据。

二、商户名称：写票据上的正式名称，别只写“餐厅”或者“出租车”。有分店的话把分店也写上，方便日后查询。

三、类别：餐饮、交通、办公用品、通讯、差旅等等。用公司现成的那套，别自己创新名目，因为财务要按类别入账。

四、金额：实付总额，含服务费和税。有部分退款就写净额，另外在备注里说清楚。

五、币种：本地消费也应该写上，因为一份单子可能混着好几种货币。

六、外币原额和汇率：如果是外币消费，写下原币金额和你用的折算方式。刷卡的话最好直接用账单上实际入账的金额，最没有争议。

七、用途：一句话就够，但一定要有。“与客户 X 午餐商谈报价”比“午餐”有用一百倍。招待类还要写上人数和对方公司。

八、付款方式：公司卡、个人卡还是现金。这决定了这笔钱是要还给你，还是公司已经直接付了，很多混乱都是从这一栏开始的。

九、附件编号：每张票据一个编号，单子上写着，附件文件名也用同一个号。审批不用猜哪张对哪一行。

十、是否已收款：这栏是给你自己用的。交完单之后哪几笔已经随工资一起发了，哪几笔还欠着，一眼看清。

项目或客户编号：如果公司要按项目核算成本，加了这栏财务会很感激你，你自己下次回查也好找。

同行人员：招待和差旅写下同行的人，日后有疑问马上有人证。

备注：专门放例外情况——分期、退款、票据遗失说明、替同事垫付等等。有了这栏，主表就不会被一堆解释文字搞得乱七八糟。

第一，日期用 YYYY-MM-DD。这个格式排序不会出错，也不会有人分不清月和日。第二，金额右对齐，统一两位小数，最底下加一行合计。第三，别合并单元格——合并之后排序和筛选就废了，交到财务那边他们也难再处理。

第四，附件命名用“日期-商户-金额”，例如 2026-08-17-太兴-138.00。一看文件名就知道是哪张，不用一个个打开来看。

一是附件和单子对不上：单上有十行，附件只有八张。交之前数一遍，五秒钟的事。

二是用途写得太笼统：“交通费”“客户”这类字眼审批一定会追问。落笔时想一句：如果三个月后有人问我这笔钱花在哪，这行字答得上吗？

三是金额和票据差几块：多数是漏算了服务费，或者手动打错一位。用工具直接从票据里抓取金额，就不会有这个问题。

上面这整张表，其实全部都能从票据本身抓出来。拍一张，日期、商户、金额、币种、类别自动填好，你补一句用途就完成一行。月底一点导出，Excel、CSV 或者 PDF 随便挑，附件也可以一次性打包。

ThatReceipt 做的就是这件事。导出的栏目和上面讲的那套一致，直接交上去就能用。与其每个月手动做一次表，不如把时间留给正经事。