Que colunas deve ter um relatório de despesas? Um modelo que não volta para trás

2026-08-17 · Ferramentas e modelos · Blog

Quando um relatório de despesas é devolvido, raramente é por desonestidade — normalmente é só por estar mal preenchido: datas que não batem certo com os recibos, finalidade em branco, valores que não correspondem aos anexos. Cada correcção leva três dias de vaivém e, ao fim de duas ou três, já passou o prazo para pedir o reembolso.

Na verdade, a estrutura de um bom relatório de despesas é simples: dez campos chegam. A seguir explicamos, um a um, para que servem e a que deve ter atenção ao preenchê-los.

Os dez campos essenciais

1. Data da despesa: a data impressa no recibo, não a data em que entrega o relatório. É o primeiro elemento que quem aprova usa para conferir as contas.

2. Nome do estabelecimento: escreva o nome oficial que aparece no recibo, não apenas «restaurante» ou «táxi». Se a marca tiver várias lojas, indique também a filial, para facilitar consultas futuras.

3. Categoria: restauração, transportes, material de escritório, comunicações, deslocações, e por aí fora. Use a lista que a empresa já definiu e não invente nomes novos, porque a contabilidade lança tudo por categoria.

4. Valor: o total efectivamente pago, incluindo taxa de serviço e impostos. Se houve um reembolso parcial, escreva o valor líquido e explique o resto nas observações.

5. Moeda: indique-a mesmo nas despesas locais, porque um mesmo relatório pode misturar várias moedas.

6. Valor original em moeda estrangeira e câmbio: se a despesa foi feita noutra moeda, registe o montante original e o método de conversão que usou. Se pagou com cartão, o ideal é usar o valor efectivamente lançado no extracto — é o que gera menos discussão.

7. Finalidade: basta uma frase, mas tem de existir. «Almoço com o cliente X para discutir a proposta» vale cem vezes mais do que «almoço». Nas despesas de representação, acrescente o número de pessoas e a empresa do convidado.

8. Forma de pagamento: cartão da empresa, cartão pessoal ou dinheiro. É isto que determina se o dinheiro lhe vai ser devolvido ou se a empresa já pagou directamente; muita confusão começa precisamente nesta coluna.

9. Número do anexo: dê um número a cada recibo, escreva-o na linha correspondente e use o mesmo número no nome do ficheiro. Assim quem aprova não tem de adivinhar que recibo pertence a que linha.

10. Já recebido: esta coluna é para si. Depois de entregar o relatório, vê num relance quais as despesas que já lhe foram pagas com o vencimento e quais continuam por liquidar.

Três campos que fazem a diferença

Código de projecto ou de cliente: se a empresa imputa custos por projecto, a contabilidade vai ficar-lhe muito grata por esta coluna — e você também encontra tudo mais depressa quando precisar de consultar.

Acompanhantes: nas despesas de representação e nas deslocações, registe quem esteve consigo; se mais tarde houver dúvidas, tem logo quem confirme.

Observações: reservada para as excepções — pagamentos em prestações, reembolsos, explicações de recibos perdidos, adiantamentos feitos por conta de um colega, e assim por diante. Com esta coluna, a tabela principal não fica atulhada de textos explicativos.

Alguns pormenores de formatação

Primeiro, use datas no formato YYYY-MM-DD: ordena sempre bem e ninguém confunde o mês com o dia. Segundo, alinhe os valores à direita, com duas casas decimais em todas as linhas, e acrescente uma linha de total no fim. Terceiro, não junte células — depois de unidas, a ordenação e os filtros deixam de funcionar e a contabilidade também tem dificuldade em tratar o ficheiro.

Quarto, nomeie os anexos como «data-estabelecimento-valor», por exemplo 2026-08-17-Tai-Hing-138.00. Basta olhar para o nome do ficheiro para saber de que recibo se trata, sem ter de abrir um por um.

Os três motivos mais comuns de devolução

O primeiro são anexos que não batem certo com a tabela: dez linhas no relatório, oito recibos em anexo. Conte-os antes de entregar — são cinco segundos.

O segundo é a finalidade escrita de forma vaga demais: «despesas de transporte» ou «cliente» dão sempre origem a perguntas de quem aprova. Ao escrever, pense: se daqui a três meses alguém me perguntar em que gastei este dinheiro, esta linha responde?

O terceiro é o valor não coincidir com o recibo por uns trocos: quase sempre porque a taxa de serviço ficou de fora ou porque se enganou num dígito ao escrever à mão. Com uma ferramenta que extrai o valor directamente do recibo, o problema desaparece.

Como deixar de montar a tabela à mão

Toda esta tabela pode, na prática, ser extraída dos próprios recibos. Tira uma fotografia e a data, o estabelecimento, o valor, a moeda e a categoria ficam preenchidos automaticamente; acrescenta uma frase de finalidade e a linha está feita. No fim do mês, basta um clique para exportar em Excel, CSV ou PDF, e os anexos também podem ser descarregados todos de uma vez.

É exactamente isto que o ThatReceipt faz. Os campos exportados correspondem aos que descrevemos acima, por isso pode entregar o ficheiro tal como está. Em vez de montar a tabela à mão todos os meses, guarde esse tempo para o que realmente interessa.

Exportar o relatório de despesas com um clique

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