แบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายต้องมีช่องอะไรบ้าง? เทมเพลตที่ไม่โดนตีกลับ

2026-08-17 · เครื่องมือและเทมเพลต · บล็อก

แบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายที่โดนตีกลับ น้อยครั้งมากที่เป็นเพราะความไม่ซื่อสัตย์ ส่วนใหญ่แค่กรอกไม่ชัดเจน เช่น วันที่ไม่ตรงกับใบเสร็จ ไม่ได้เขียนวัตถุประสงค์ ยอดเงินกับไฟล์แนบจับคู่กันไม่ได้ แก้รอบหนึ่งเสียเวลาไปกลับสามวัน สองสามรอบก็เลยกำหนดเวลาเบิกไปแล้ว

จริง ๆ โครงสร้างของแบบฟอร์มที่ดีนั้นเรียบง่ายมาก แค่สิบช่องก็พอใช้แล้ว ด้านล่างนี้จะไล่ทีละช่องว่าทำไมถึงต้องมี และตอนกรอกต้องระวังอะไรบ้าง

สิบช่องที่ต้องมี

หนึ่ง วันที่ใช้จ่าย: ใช้วันที่ที่พิมพ์อยู่บนใบเสร็จ ไม่ใช่วันที่คุณยื่นเรื่อง นี่คือหลักฐานแรกที่ผู้อนุมัติใช้กระทบยอด

สอง ชื่อร้านค้า: ใส่ชื่อทางการที่อยู่บนใบเสร็จ อย่าเขียนแค่ «ร้านอาหาร» หรือ «แท็กซี่» ถ้ามีหลายสาขาก็ใส่สาขาไปด้วย จะได้ตรวจย้อนหลังง่าย

สาม หมวดค่าใช้จ่าย: ค่าอาหาร ค่าเดินทาง อุปกรณ์สำนักงาน ค่าสื่อสาร ค่าเดินทางไปทำงานต่างจังหวัด ฯลฯ ใช้ชุดหมวดที่บริษัทกำหนดไว้ อย่าตั้งชื่อใหม่เอง เพราะฝ่ายบัญชีต้องลงบัญชีตามหมวด

สี่ จำนวนเงิน: ยอดที่จ่ายจริงทั้งหมด รวมค่าบริการและภาษีแล้ว ถ้ามีการคืนเงินบางส่วนให้ใส่ยอดสุทธิ แล้วอธิบายเพิ่มในช่องหมายเหตุ

ห้า สกุลเงิน: ต่อให้จ่ายในประเทศก็ควรระบุไว้ เพราะแบบฟอร์มใบเดียวอาจมีหลายสกุลเงินปนกัน

หก ยอดสกุลเงินต่างประเทศและอัตราแลกเปลี่ยน: ถ้าจ่ายเป็นเงินต่างประเทศ ให้บันทึกยอดสกุลเดิมและวิธีแปลงค่าที่ใช้ ถ้ารูดบัตรก็ใช้ยอดที่ขึ้นจริงในใบแจ้งยอดรายเดือนดีที่สุด เพราะไม่มีอะไรให้เถียงกัน

เจ็ด วัตถุประสงค์: ประโยคเดียวก็พอ แต่ต้องมี «กินข้าวเที่ยงกับลูกค้า X เพื่อคุยเรื่องใบเสนอราคา» มีประโยชน์กว่า «ค่าอาหารกลางวัน» ร้อยเท่า ถ้าเป็นค่ารับรองต้องเขียนจำนวนคนและบริษัทของอีกฝ่ายด้วย

แปด วิธีชำระเงิน: บัตรบริษัท บัตรส่วนตัว หรือเงินสด ช่องนี้ตัดสินว่าเงินก้อนนี้ต้องคืนให้คุณ หรือบริษัทจ่ายไปเองแล้ว ความสับสนหลายอย่างเริ่มจากช่องนี้

เก้า เลขที่ไฟล์แนบ: ใบเสร็จหนึ่งใบหนึ่งเลข เขียนไว้ในตาราง แล้วตั้งชื่อไฟล์แนบด้วยเลขเดียวกัน ผู้อนุมัติจะได้ไม่ต้องเดาว่าใบไหนคู่กับแถวไหน

สิบ สถานะรับเงินคืน: ช่องนี้มีไว้ให้ตัวคุณเองใช้ ยื่นไปแล้วรายการไหนได้คืนพร้อมเงินเดือนแล้ว รายการไหนยังค้างอยู่ ดูทีเดียวเห็นหมด

สามช่องเสริมที่ช่วยได้เยอะ

รหัสโปรเจกต์หรือรหัสลูกค้า: ถ้าบริษัทต้องคิดต้นทุนแยกตามโปรเจกต์ ใส่ช่องนี้แล้วฝ่ายบัญชีจะขอบคุณคุณมาก และตัวคุณเองก็ค้นย้อนหลังได้ง่ายด้วย

ผู้ร่วมโต๊ะหรือผู้ร่วมเดินทาง: ค่ารับรองและค่าเดินทางให้จดชื่อคนที่ไปด้วย วันหลังถ้ามีข้อสงสัยก็มีพยานทันที

หมายเหตุ: ไว้ใส่กรณียกเว้นโดยเฉพาะ เช่น การผ่อนชำระ การคืนเงิน คำชี้แจงกรณีใบเสร็จหาย การสำรองจ่ายแทนเพื่อนร่วมงาน ฯลฯ มีช่องนี้แล้วตารางหลักจะไม่รกด้วยข้อความอธิบายเต็มไปหมด

รายละเอียดเล็ก ๆ เรื่องการจัดหน้าตาราง

หนึ่ง วันที่ให้ใช้รูปแบบ YYYY-MM-DD เรียงลำดับแล้วไม่มีทางผิด และไม่มีใครสับสนระหว่างเดือนกับวัน สอง จำนวนเงินให้ชิดขวา ใช้ทศนิยมสองตำแหน่งเท่ากันทุกแถว แล้วเพิ่มแถวรวมยอดไว้ล่างสุด สาม อย่าผสานเซลล์ เพราะพอผสานแล้วการเรียงและการกรองจะพัง ส่งไปฝ่ายบัญชีเขาก็เอาไปทำต่อยาก

สี่ ตั้งชื่อไฟล์แนบเป็น «วันที่-ร้านค้า-จำนวนเงิน» เช่น 2026-08-17-TaiHing-138.00 เห็นชื่อไฟล์ก็รู้ทันทีว่าเป็นใบไหน ไม่ต้องเปิดดูทีละใบ

สามสาเหตุที่ทำให้โดนตีกลับบ่อยที่สุด

หนึ่ง ไฟล์แนบไม่ตรงกับตาราง ในตารางมีสิบแถว แต่ไฟล์แนบมีแค่แปดใบ ก่อนส่งนับสักรอบ ใช้เวลาแค่ห้าวินาที

สอง วัตถุประสงค์เขียนกว้างเกินไป คำอย่าง «ค่าเดินทาง» หรือ «ลูกค้า» ผู้อนุมัติถามกลับแน่นอน ตอนเขียนให้คิดสักประโยค: ถ้าอีกสามเดือนมีคนถามว่าเงินก้อนนี้ใช้ทำอะไร บรรทัดนี้ตอบได้ไหม

สาม ยอดเงินต่างจากใบเสร็จอยู่ไม่กี่บาท ส่วนใหญ่คือลืมบวกค่าบริการ หรือพิมพ์ผิดไปหนึ่งหลัก ถ้าใช้เครื่องมือดึงยอดจากใบเสร็จโดยตรง ก็จะไม่เจอปัญหานี้เลย

วิธีที่ไม่ต้องนั่งทำตารางเอง

ทั้งตารางข้างบนนี้ จริง ๆ แล้วดึงออกมาจากตัวใบเสร็จได้ทั้งหมด ถ่ายรูปหนึ่งใบ วันที่ ร้านค้า จำนวนเงิน สกุลเงิน และหมวดค่าใช้จ่ายจะถูกกรอกให้อัตโนมัติ คุณเติมวัตถุประสงค์อีกประโยคเดียวก็ครบหนึ่งแถว สิ้นเดือนกดส่งออกครั้งเดียว จะเอาเป็น Excel, CSV หรือ PDF ก็ได้ ไฟล์แนบก็รวมดาวน์โหลดทีเดียวได้เหมือนกัน

ThatReceipt ทำเรื่องนี้พอดี ช่องที่ส่งออกมาตรงกับชุดที่เล่าไว้ข้างบน ยื่นต่อได้เลย แทนที่จะนั่งทำตารางเองทุกเดือน เก็บเวลานั้นไว้ทำงานจริงดีกว่า

ส่งออกแบบฟอร์มเบิกค่าใช้จ่ายในคลิกเดียว

ภาษาอื่น：繁體中文 · 简体中文 · English · Español · Deutsch · 日本語 · 한국어 · Français · Português · العربية · ไทย