報銷表要有咩欄？一份唔會被打回頭嘅報銷表範本

2026-08-17 · 工具與範本 · 網誌

報銷表被打回頭，好少係因為個人唔誠實，多數只係表填得唔清楚：日期同收據對唔上、冇寫用途、金額同附件唔對號。改一次來回三日，兩三次就過咗 claim 期限。

其實一份好嘅報銷表結構好簡單，十個欄位已經夠用。以下逐個講點解需要，同埋填嗰陣要注意乜。

十個必要欄位

一、消費日期：收據上面印嗰個日，唔係你交表嗰日。呢個係審批對數嘅第一個依據。

二、商戶名稱：寫收據上面嘅正式名，唔好只寫「餐廳」或者「的士」。有分店嘅話加埋分店，方便日後查。

三、類別：餐飲、交通、辦公用品、通訊、差旅等等。用公司既定嘅一套，唔好自己創新名，因為會計要按類別入帳。

四、金額：實付總額，包埋服務費同稅。有部分退款就寫淨額，另外喺備註講清楚。

五、幣別：本地消費都應該寫低，因為一份表可能夾雜幾隻貨幣。

六、外幣原額同匯率：如果係外幣消費，寫低原幣金額同你用嘅折算方式。碌卡嘅話最好直接用月結單嘅實際入帳金額，最冇爭議。

七、用途：一句就夠，但一定要有。「與客戶 X 午餐討論報價」比「午餐」有用一百倍。應酬類仲要寫埋人數同對方公司。

八、付款方式：公司卡、私人卡定現金。呢個決定咗筆錢係還俾你定係已經由公司直接付咗，好多混亂都由呢一欄開始。

九、附件編號：每張收據一個編號，表上面寫住，附件檔名亦用同一個號。審批唔使猜邊張對邊行。

十、是否已收款：呢欄係畀你自己用嘅。交咗表之後邊幾筆已經出咗糧一齊找，邊幾筆仲欠住，一眼睇晒。

項目或者客戶編號：如果公司要按項目計成本，加咗呢欄會計會好感激你，你自己下次查返都易搵。

同行人員：應酬同差旅寫低同行嘅人，日後有疑問即刻有人證。

備註：專門放例外情況——分期、退款、收據遺失說明、代同事墊支等等。有咗呢欄，主表就唔會被一堆解釋文字搞到亂晒。

第一，日期用 YYYY-MM-DD。呢個格式排序唔會錯，亦唔會有人分唔清月同日。第二，金額右對齊，統一兩個小數位，最底加一行總計。第三，唔好合併儲存格——合併咗之後排序同篩選就會爛，交去會計嗰邊佢哋亦難再處理。

第四，附件命名用「日期-商戶-金額」，例如 2026-08-17-太興-138.00。一睇檔名就知係邊張，唔使逐個開嚟睇。

一係附件同表對唔上：表上有十行，附件得八張。交之前數一次，五秒鐘嘅事。

二係用途寫得太籠統：「交通費」、「客戶」呢類字眼審批一定會追問。落筆嗰陣諗一句：如果三個月後有人問我呢筆錢做過乜，呢行字答唔答到？

三係金額同收據差幾蚊：多數係漏咗計服務費，或者手動打錯一個位。用工具直接由收據抽金額，就唔會有呢個問題。

上面成張表，其實全部都可以由收據本身抽出嚟。影一張，日期、商戶、金額、幣別、類別自動填好，你補一句用途就完成一行。月尾一撳匯出，Excel、CSV 或者 PDF 任揀，附件亦可以一次過打包。

ThatReceipt 就係做呢件事。匯出嘅欄位同上面講嗰套一致，直接交上去就用得。與其每個月手動砌一次表，不如將時間留返做正經嘢。