Quelles colonnes pour une note de frais ? Un modèle qui ne vous reviendra pas
2026-08-17 · Outils et modèles · Blog
Si une note de frais revient, c'est rarement une question d'honnêteté : le plus souvent, le formulaire est mal rempli — la date ne correspond pas au reçu, l'objet de la dépense manque, le montant ne colle pas avec la pièce jointe. Chaque aller-retour coûte trois jours ; au bout de deux ou trois, le délai de remboursement est dépassé.
En réalité, une bonne note de frais repose sur une structure très simple : dix colonnes suffisent. Voici pourquoi chacune est nécessaire, et à quoi faire attention en la remplissant.
Les dix colonnes indispensables
1. Date de la dépense : celle imprimée sur le reçu, pas celle où vous soumettez la note. C'est le premier point de contrôle du valideur.
2. Nom du commerçant : reprenez le nom officiel figurant sur le reçu, n'écrivez pas seulement « restaurant » ou « taxi ». S'il y a plusieurs succursales, précisez laquelle, cela facilite les vérifications ultérieures.
3. Catégorie : repas, transport, fournitures de bureau, télécommunications, déplacements, etc. Utilisez la liste officielle de l'entreprise, n'inventez pas vos propres intitulés : la comptabilité impute par catégorie.
4. Montant : le total réellement payé, frais de service et taxes compris. En cas de remboursement partiel, indiquez le montant net et expliquez-le dans les remarques.
5. Devise : à renseigner même pour une dépense locale, car une même note peut mélanger plusieurs devises.
6. Montant en devise d'origine et taux de change : pour une dépense en devise étrangère, notez le montant d'origine et la méthode de conversion utilisée. Si vous avez payé par carte, reprenez de préférence le montant réellement débité sur le relevé : c'est le plus incontestable.
7. Objet : une phrase suffit, mais elle est obligatoire. « Déjeuner avec le client X pour discuter du devis » vaut cent fois mieux que « déjeuner ». Pour les frais de représentation, ajoutez le nombre de participants et la société invitée.
8. Mode de paiement : carte d'entreprise, carte personnelle ou espèces. C'est ce qui détermine si la somme vous est remboursée ou si l'entreprise l'a déjà réglée directement ; beaucoup de confusions commencent dans cette colonne.
9. Numéro de pièce jointe : un numéro par reçu, indiqué sur la note et repris dans le nom du fichier. Le valideur n'a plus à deviner quel reçu correspond à quelle ligne.
10. Déjà remboursé ou non : cette colonne est pour vous. Après la soumission, vous voyez d'un coup d'œil quelles lignes ont été payées avec le salaire et lesquelles sont encore en attente.
Trois colonnes bonus
Code projet ou client : si l'entreprise ventile les coûts par projet, la comptabilité vous en sera reconnaissante, et vous retrouverez vous-même l'information bien plus vite la prochaine fois.
Personnes présentes : pour la représentation et les déplacements, notez qui vous accompagnait ; en cas de question, vous avez tout de suite un témoin.
Remarques : réservez-la aux cas particuliers — paiement échelonné, remboursement, explication d'un reçu perdu, avance faite pour un collègue, etc. Avec cette colonne, le tableau principal ne se retrouve pas noyé sous les explications.
Quelques détails de mise en forme
D'abord, les dates au format AAAA-MM-JJ : le tri reste correct et personne ne confond le mois et le jour. Ensuite, montants alignés à droite, deux décimales partout, et une ligne de total tout en bas. Enfin, ne fusionnez pas les cellules : une fois fusionnées, le tri et les filtres ne fonctionnent plus, et la comptabilité aura du mal à retraiter le fichier.
Quatrième point : nommez les pièces jointes « date-commerçant-montant », par exemple 2026-08-17-TaiHing-138.00. Le nom du fichier suffit à savoir de quel reçu il s'agit, sans avoir à les ouvrir un par un.
Les trois motifs de rejet les plus fréquents
Le premier : les pièces jointes ne correspondent pas à la note. Dix lignes dans le tableau, huit reçus joints. Recomptez avant d'envoyer, cela prend cinq secondes.
Le deuxième : un objet trop vague. Avec « frais de transport » ou « client », le valideur reviendra forcément vers vous. Au moment d'écrire, posez-vous la question : si dans trois mois quelqu'un me demande à quoi a servi cette dépense, cette ligne y répond-elle ?
Le troisième : quelques dollars d'écart entre le montant et le reçu. Le plus souvent, les frais de service ont été oubliés ou un chiffre a été mal saisi. Avec un outil qui extrait le montant directement du reçu, le problème disparaît.
Comment éviter de monter le tableau soi-même
Tout ce tableau peut en fait être tiré des reçus eux-mêmes. Vous photographiez : la date, le commerçant, le montant, la devise et la catégorie se remplissent tout seuls, vous ajoutez une phrase d'objet et la ligne est terminée. En fin de mois, un clic sur Exporter : Excel, CSV ou PDF au choix, avec les pièces jointes regroupées en une seule fois.
C'est exactement ce que fait ThatReceipt. Les colonnes exportées correspondent à celles décrites ici, vous pouvez les transmettre telles quelles. Plutôt que de refaire ce tableau à la main chaque mois, gardez ce temps pour le vrai travail.
Exporter votre note de frais en un clic
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